Die meisten Unternehmen starten hochmotiviert: „Die Verlängerung brauchen wir nicht, wir ziehen das jetzt durch!“
Bis die Realität dann zuschlägt. Denn sobald der Fragebogen offen ist, fliegt einem alles um die Ohren, was nie sauber zusammengeführt wurde: fehlende Unterschriften, unklare Zuständigkeiten, widersprüchliche Aussagen zu Energie oder Beschaffung, Excel-Leichen aus 2019 ☠️
Das ist nicht schlimm, aber es zieht Projekte unnötig in die Länge.
Wichtig zu wissen: Ihr könnt den Fragebogen (üblicherweise bis zu 60 Werktage) verlängern, aber EcoVadis braucht nach der Einreichung zusätzliche 6–8 Wochen für die Bewertung. Zusätzlich manchmal ändern sie zwischendurch die Methodik (wäre ja sonst langweilig 🤪). Das kann helfen, kann aber auch schaden. Und oft macht ihr das Scoring ja nicht aus Spaß, sondern weil ein Großkunde es angefordert hat – der erfährt in manchen Fällen von der Verlängerung.
Darum der wichtigste Punkt überhaupt: Plant genug Zeit ein.
Viele Anforderungen sind immer gleich, egal welcher Branche oder Größe EcoVadis euch später zuordnet. Und genau diese Basics könnt ihr vorab erstellen. Dazu habe ich im letzten Beitrag einiges geschrieben: Richtlinien, Maßnahmen, gesetzliche Pflichten und die ersten Kennzahlen (dass diese Dinge auch unabhängig von EcoVadis sinnvoll sind, kommt noch dazu).
Gerade für KMU wäre schlicht nicht leistbar, eine Richtlinie für jeden einzelnen Umweltaspekt (Energie, Abfall, Ressourcennutzung, Wasser, Biodiversität, Kundengesundheit usw.) zu erstellen und dann auch noch zu leben. Glücklicherweise erwartet EcoVadis das auch nicht – ihr könnt einfach eine Umweltrichtlinie erarbeiten und den für euer Unternehmen relevanten Aspekten dort einen Teil widmen.
Das zahlt dann auch direkt auf den zweiten wichtigen Punkt ein: Das Dokumenten-Limit von 55
Je nach Unternehmensgröße gehen die Antwortoptionen (und damit Nachweisanforderungen) bei EcoVadis in die Hunderte. Und häufig passen die vorhandenen Nachweise nur zu einer einzelnen Frage; vor allem, wenn insgesamt wenig verschriftlicht ist. Gerade da ist EcoVadis erfrischend unkompliziert: kein Umweltbericht? Einfach die Ökostrom-Rechnung angehängt und schon gibt es den Punkt für den „Kauf erneuerbarer Energien“.
Allerdings lässt sich damit das Dokumenten-Limit nicht halten.
Wenn es euch also irgendwie möglich ist, solltet ihr Nachweise bündeln. Klassisches Beispiel: das Handbuch für Beschäftigte. Damit könnt ihr auch ohne formale Prozessbeschreibungen und Richtlinien Nachweise erbringen, z. B. zu Überstundenregelungen und flexiblen Arbeitszeiten, aber auch zu Beschwerdemechanismen oder Energieeffizienz. Aber Achtung: einfach Dokumente aneinanderhängen gilt nicht, diese werden von EcoVadis nicht akzeptiert.
Und beim Re-Scoring? Habt ihr Platz für 55 neue Dokumente, aber viele der alten gelten weiterhin – ab hier ist es ein Kinderspiel. Naja, fast 😉
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